飲食店で予約システムを導入すると、予約受付を一元管理できるので、電話やwebサイトなど色々な媒体から予約が入っても、予約業務がスムーズに進むはずです。と言っても予約システムはたくさんあり、どれを選ぶか迷うところです。そこで、予約システムの機能や種類、比較ポイントを解説します。更に、おすすめの予約システムを5つ紹介するので選ぶ際の参考にしてみましょう。
飲食店向け予約システムとは？
予約システムとは、お客様からの入店予約を受付、内容の変更やキャンセルといった予約業務の管理を行うシステムです。お客様が電話やホームページなどから来店日時、来店人数などを店側に伝えることで予約の受付ができます。そして、様々な手段で受け付けた予約内容を一元化してシステムに反映させ、予約状況を把握、管理するという流れです。紙媒体で転記する方法での予約管理は、時間も手間もかかり非効率的です。そして何より、人の手で作業が行われるのでミスが発生しやすいとも言えるでしょう。また、お客様からキャンセルや予約内容の変更があれば、即座にシステムに取り込まれるので効率的です。予約のダブルブッキングや取りこぼしを防ぎ、来店者数を減らさないことで、お店に利益の損失機会を与えないようにします。そして予約受付を行い、来店してもらうことで顧客情報を収集することが可能です。顧客情報は、接客や売上の分析にも役立ち、集客率アップやリピーターの増加につなげることもできます。
飲食店向け予約システムの機能
飲食店向け予約システムにはいくつかの機能があります。どのような機能が自店に合うのか、イメージしながら見ていきましょう。
| 予約の受付と管理 |
・お店のホームページ上の予約画面や外部予約サイトなどを通じで、365日24時間いつでも時間と人数を指定し、来店予約を受け付ける機能です。 |
|---|---|
| メール配信 |
・お客様が来店予約、予約のキャンセルや変更をした場合、自動的にメールでその旨を通知する機能です。 |
| 予約フォームの設定 |
・時間の経過による待ち時間や、待ち人数の変化を管理します。 |
| 顧客情報の収集と登録 |
・予約受付や来店時に収集した顧客情報を、システムに登録する機能です。 |
| 電話の自動音声 |
・電話による予約の場合、機械が自動で応答し、予約を受け付けてくれる機能です。 |
| 予約情報の集計と分析 |
・週や月、年単位で予約情報を集計し、分析する機能です。 |
| 外部サービスとの連携 |
・他の顧客管理システムやSNSなどの外部サービスと連携させる機能です。 |
飲食店向け予約システムの種類
飲食店向け予約システムは、主に以下の4つのタイプに分けられます。それぞれの特徴を知り、自店にマッチしたタイプを選びましょう。
1.予約台帳特化タイプ
予約情報だけではなく、顧客情報も収集、管理するシステムです。受け付けた予約情報を即時にシステムに集め、空席状態に基づき予約客の席を自動で確保してくれます。また、予約時に把握した顧客情報を集め、登録します。顧客情報と予約情報が結び着くことで、来店時の接客がスムーズ行えるでしょう。過去の来店回数や日時、顧客の年齢やアレルギー情報などを把握できるシステムもあります。 体質を考慮したメニューの考案、提供が行えるなど顧客満足度アップにもつながるでしょう。また、来店時からある程度期間が経過すると、メールやLINEなどでクーポンや新メニュー情報を送れるシステムもあります。
2.予約一元管理特化タイプ
複数のグルメサイトの予約状況を、予約システムに反映する機能が備わったシステムです。様々なサイトに来店予約フォームを掲載すれば、予約確率が上がるため、より多くの顧客を獲得できる可能性が高くなります。その反面、各グルメサイトからの予約枠が整理、登録できないとダブルブッキングが起こるリスクも高くなります。その点、予約一元管理機能があれば、予約されたのに空席がある、ダブルブッキングが起こるといった予約にまつわるトラブルも回避できるでしょう。複数のグルメサイトの予約を一元化し、リアルタイムで最大数の予約可能枠がサイトに掲載されるシステムなら、集客率アップにも貢献できます。
3.予約特化タイプ
自店のホームページやSNSに予約フォームを導入する、あくまでも予約のみに特化したシステムです。外部の複数のグルメサイトと連携すると、手数料がかかってしまいコストがかさみます。その点、自社の媒体で予約できればグルメサイトへの掲載手数料が削減、もしくは軽減できます。予約システムにかける費用を抑えたいというお店におすすめです。
4.インバウンド集客特化タイプ
昨今外国からの観光客が増えており、来日の際は多くの外国人が飲食店を利用します。インバウンド集客ができるように、予約フォームに多言語対応機能が付いたシステムです。更に、外国人がよく利用するグローバルなグルメサイトと連携することで、より多くの外国人の目に留まりやすく、予約率アップにもつながるでしょう。
飲食店におすすめの予約システム5選
数ある飲食店向けの予約システムの中から、おすすめのシステムを5つ紹介します。それぞれの特徴を把握し、違いを比較してみましょう。
Resty(レスティー)
出典：Resty(レスティー)公式WEBサイト
Resty(レスティー)は、お客様の予約情報や顧客情報の管理、分析までがマルチにできる優れたシステムです。複数のグルメサイトと連携し、予約を空席に自動で入れ込めるため、ダブルブッキングの発生や空席を見逃す心配もありません。予約時に顧客情報や来店時の注文履歴まで登録、蓄積できるので集客化に役立てることができます。そして、グルメサイトごとの予約数や予約が多い時間帯などを集計も可能です。 また、複数のグルメサイトの掲載情報を一括で更新、修正できるオプション機能もあり、個別で対応しなくてもよいので効率的でしょう。
ぐるなび台帳
出典：ぐるなび台帳公式WEBサイト
飲食店予約サイトの「ぐるなび」をベースとした予約システムです。予約受付と顧客情報管理の2つの機能からなります。 ネットでの予約受付を自動で取り込んで、空席となっているスケジュールに素早く配席します。満席時には他の系列店への予約案内ができるため、最大限に空席を生かすことが可能です。また、お客様の年齢や性別、注文履歴も情報として取り込むことができます。 予約時に顧客情報も検索できるので、リピーターの場合はお客様情報の入力の手間が省けます。ぐるなび以外のグルメサイトとの連携もでき、スマホでの利用も可能です。オプションとして自動電話受付予約、着信顧客通知、専用予約フォームなどの各機能を搭載できます。
トレタ予約台帳
出典：トレタ予約台帳公式WEBサイト
お店の従業員が使いやすく、予約業務がスムーズかつ効率よく行えるシステムです。Googleからの予約以外にも、連携グルメサイトは20以上を誇ります。予約管理を一元化する「レスラク」というツールとも連携が可能です。 サイトからの予約状況を全体の席在庫に照らし合わせ、即座に空席を埋めてくれます。更に、顧客の来店履歴や嗜好、アレルギーの有無といった、詳細な情報も登録できるので、接客に生かしやすいでしょう。LINEを介した予約通知機能や、AIによる電話自動音声対応機能なども搭載しています。お店側の業務の効率化と、顧客満足度アップの両方を実現した画期的なサービスだと言えるでしょう。
お席トットくん
出典：お席トットくん公式WEBサイト
お席トットくんは、個人店から複数の店舗を持つ大型店が利用するコースセンターまで、あらゆる店が使えるシステムとなっています。予約情報を取り込み、リアルタイムでシステムに反映させます。また、予約数や予約時間帯、売上などのデータを集積、分析することで店の売上アップにも貢献してくれます。各グルメサイトと連携しているので、予約情報の一括管理が可能となり、面倒なグルメサイトごとの調整作業も不要です。そして、自社のコールセンターがいつでもサポートしてくれるので、操作方法がわからない時や予約トラブルが起こった場合でも対応してもらえて安心です。
UMat予約台帳
出典：UMat予約台帳公式WEBサイト
UMat予約台帳は、初期システム導入費用が無料のシステムです。月額使用料も他社の半額と業界最安値なため、コストダウンしたいお店にはおすすめです。更に、店オリジナルの予約ページが作成できて、LINEやGoogleにも掲載できることでお客様の目に留まりやすく予約数アップ効果が期待できます。複数のグルメサイトや電話予約の情報、来店状況も一括で管理できるので、ダブルブッキングの心配もなく、転記作業も不要です。他にも、新規開店時に必要なネットや電気、ガスの開通手配もサポートサービスも提供しています。
飲食店向け予約システムの比較ポイント
飲食店向けの予約システムを提供する企業は増えており、機能性はコストもそれぞれ異なります。そこでシステムの比較ポイントを紹介するので、選ぶ際の参考にしてみてください。
機能が豊富に備わっている
予約システムには、様々な機能が備わっています。基本の予約受付でも、複数の機能があります。 他にも、予約管理機能や顧客情報集計、分析機能、多言語対応機能なども搭載可能です。利用するシステムの機能を充実させたいなら、より多くの機能が備わったシステムのほうが利便性は高いと言えます。クーポンの配信や、お得情報の配信など集客につながる機能は、オプションとして準備されている場合もあるので注意が必要です。従業員の業務負担の軽減や、顧客満足度アップにつながる機能が搭載されているかもチェックしましょう。
見やすく操作しやすい
店側が従業員の業務効率化のために、使いやすいシステムであることが大事です。更に、お客様にとっても予約受付や変更などの操作がしやすいほうがよいでしょう。わかりにくいとうまく予約できずに、お客様がお店を利用できなくなりかねません。ぱっと予約フォームを見て、どう操作すればよいかすぐわかるような見やすいデザイン、文字の大きさかどうかもチェックしておく必要があります。
コスパがよいか
予約システムを導入すると、どうしても費用がかかってしまう場合が多いです。自店にとって必要な機能は搭載しなければなりません。しかし、あくまで予算内で収まるようなシステムを選ぶ必要があります。予約システムには、初期設置、導入にかかる費用と、継続して使用するランニングコストが挙げられます。2つの費用を予算に組み込み、よりコスパのよい継続運用していけそうなコストの範囲でシステムを選びましょう。
セキュリティが万全か
予約システムでは、予約受付することで顧客の個人情報を店側が把握する形となります。個人情報が外部に流出しないように、セキュリティ対策がきちんとなされているかどうかも重要な比較ポイントです。データ通信が暗号化されるSSL設定となっているか、不正なアクセスをシャットアウトできるような対策が実施されているかチェックしておきましょう。
利用できるグルメサイトが多いか
より多くのグルメサイトと連携し、予約受付を行うシステムであれば、お客様の予約の機会が増えるので集客化が図れます。連携しているグルメサイトが多ければ多いほど、予約してもらえるチャンスが増えるでしょう。
グルメサイト以外のツールと連携しているか
グルメサイト以外にも、GoogleやLINE、自社のホームページなどのモバイルツールの予約フォームと連携しているかも、予約者数に影響してきます。グルメサイト以外で、利用者の目に留まるようになれば掲載するグルメサイトの数を減らせるでしょう。そうすれば、グルメサイト掲載手数料も削減にもつながります。
電話への自動音声対応があるか
web予約のみならず、電話予約でも自動音声対応により、即座に予約システムに予約受付が反映できると便利です。お店の定休日や営業時間外に予約の電話があっても、従業員が応対せず電話で予約が取れるので、お客様にとっても便利なシステムだと言えます。
電話着信時に顧客情報が表示されるか
お店に顧客から予約受付の電話があったら、即その顧客の個人情報が表示されるというシステムもあります。予約を受けながら、顧客情報を見直せるのでスムーズな接客が望めます。
まとめ
予約システムを活用することは、予約の自動受付や確認メールの自動配信などが可能となり、予約業務の負担が減り、顧客情報も管理されるので集客化が図れるなどお店側にも大きなメリットとなります。また、複数のグルメサイトや媒体を使って予約を受け付け、一括管理することで、空席を無駄にせず、ダブルブッキングを防げるという利点もあります。予約システムは、オプションも含めて様々な機能があるので、導入の際はどれを選ぼうが迷いがちです。自店の予約業務や、顧客情報管理に関する課題を解決できるような、自店に適した機能をピックアップすることが大事です。また、複数の企業がバラエティに富んだ予約システムを提供しています。システムを選ぶ際の比較ポイントを押さえながら、自社にマッチしたベストなシステムを選びましょう。