飲食店の運営において、予約管理はお客様満足度と効率的な店舗運営を実現する重要なポイントになります。本記事では、予約管理システムの基本情報に加え、導入するメリットやデメリット、飲食店におすすめの予約管理システム5選などの情報を詳しく解説します。さらに、予約管理システム選びの際に押さえておくべき比較ポイントもご紹介しますので、最適なシステム選びの参考にしてください。
予約管理システムとは？
飲食店向け予約管理システムは、電話、店舗の公式ホームページ、さらには外部の予約サイトから受け付けた予約を一元的に管理できる便利なツールです。この予約管理システムに搭載されている機能には、予約の管理だけでなく、お客様情報の登録やメッセージ送信、電話対応の自動化、さらに予約や売上データの集計、分析機能などがあります。これらの機能により、店舗内の業務の効率化だけでなく、顧客体験の向上や売上分析も可能になり、飲食店の運営をサポートします。
飲食店で予約管理システムを導入するメリット
予約システムの導入による、特に影響力の大きなメリットを5つ紹介します。
1.従業員の業務負担を軽減
従来の予約の受付やスケジュール調整は、電話や対面での対応でしたが、予約システムを導入することでこれらの業務が自動化され、従業員の負担が大幅に軽減されます。オンライン上での自動受付により、対応にかかる時間を削減し、サービス業務や料理のクオリティ向上など、他の重要な業務に、労力を割くことができるようになります。
2.予約関連のトラブルの防止
予約システムは、深夜や早朝などの業務外の時間帯や、お盆やお正月のような店舗に人がいない時間であっても、予約を逃さず確保できます。また、システム上において、リアルタイムで予約状況が反映されますので、ダブルブッキングのリスクもありません。予約システムを導入することによって、従業員の負担を軽減しつつ、ダブルブッキングなどによるお客様とのトラブルを未然に防ぎ、予約の取りこぼしを防げるのです。
3.顧客ニーズの把握と店の課題を可視化
予約システムでは、顧客情報をデータベース化して管理することもできます。来店履歴だけでなくお客様の好みやアレルギーの情報、そして、それぞれの誕生日や結婚記念日などのパーソナルなデータを、蓄積しつつ必要なときには、すぐに閲覧することができます。これらのデータを有効活用することができれば、顧客満足度の向上、リピーターの獲得に繋げることができます。また、蓄積されたデータを分析することで、店舗が抱える課題や問題点を明確化することができますので、効果的な改善策を立てることができます。
4.複数の店舗情報を一括管理
予約システムでは、複数の店舗情報を一元管理することができるため、全店舗の予約状況を簡単に把握することができます。そのため、手間をかけずに予約の分散管理によるミスを防ぐことができます。また、一元管理したデータを基に、お店のイメージを統一した基準の制作を容易にするため、最小限の労力でブランドイメージを向上させることができます。
5.新規顧客の獲得
最近では、電話で予約することに苦手意識を持っている方や、空き時間に気軽にスマートフォンで予約をしたいという方が増えています。予約システムを導入しWeb予約に対応することによって、こういった層の取り込みが期待できます。また、予約システムには、Googleマップや各種SNSに対応しているものも多く、GoogleマップやSNSを活用したプロモーションの運用も簡単です。
飲食店で予約管理システムを導入するデメリット
予約管理システムは、業務効率化や顧客満足度向上に大きく貢献してくれる一方で、導入に伴う課題や注意点も存在します。ここでは、予約管理システムを導入する前に、知っておくべき4つのデメリットについて詳しく解説します。
1.導入コストと時間
予約システムを導入する際には、初期費用と時間が必要になります。特に、自社専用にカスタマイズされた予約システムを構築するような場合には、既製品を導入するときとは違い、開発費や実装費など高額な費用が必要になります。その上、導入する際に外部の専門業者に依頼するような場合には、さらにコストが増加します。また、予約システムが運用段階に入るまでは、テスト運用や運用中のトラブルシューティングなどを繰り返し行う必要があるため、予約システムが安定して稼働するような状態になるまでには、時間と費用が必要となるのです。
2.従業員への負担
新しい予約システムを導入する際には、既存の予約管理方法が変更されますので、従業員に対して新たな予約システムを利用する研修が必要になります。特に、従業員が予約システムの知識が不足していたり、操作に不慣れだったりする場合には、予約システムが原因のトラブルが発生するリスクが高くなってしまいます。このようなトラブルを未然に防ぐためには、予約システムの基本操作に加え、店舗で利用する方法について、丁寧に指導する時間と労力、そして費用を確保する必要があるのです。
3.管理と維持費の負担
予約管理システムは、導入したら完了ではありません。予約システムを安定して運用するには、継続的に管理しなければいけません。予約システムが、常に正常に動作するよう定期的にメンテナンスするための体制を整える必要があるのです。予約システムを管理するには、社内に専任の管理者を配置する方法と、外部業者の専門業者にメンテナンス自体を委託する方法の2種類があります。基本的には、そのままでも運用が可能なように設計されていますが、システム障害が起こったときなどは、迅速にシステムの復帰が望まれます。システム障害が長引けば長引くほど、顧客は予約やキャンセルができなくなってしまいますので、大きく顧客の信頼を損なってしまいます。
4.継続的な費用負担
パッケージ型の予約システムを導入した場合、初期費用は抑えられますが、月額利用料が発生します。また、予約システムの保守や管理を、外部の専門業者に委託する場合には、月額利用料に加え管理費用が追加されることもあります。
飲食店におすすめな予約管理システム5選
飲食店の予約管理システムは、店舗運営の効率化とお客様満足度の向上に欠かせないツールです。特にこれから紹介する5つの予約システムは、それぞれ独自の特徴を持ち、利用者からも高い評価を得ています。
Resty（株式会社EPG）
出典：Resty（株式会社EPG）公式WEBサイト
Restyは、予約フォームを簡単に作成することができます。完成した予約フォームを、自社のウェブサイトやSNSに予約リンクとして設置することによって、オンライン予約の流入を促進することができます。予約フォームの導入により、ネット予約の導線を整えることができますので、予約システムを導入していない他店舗と差別化を図りながら、予約の取りこぼしを防ぐことができます。Restyの顧客情報管理機能は、来店回数だけでなく注文履歴なども一目で確認することができるため、顧客のリピート率を向上させるためのアプローチを効率化できます。また、名刺を撮影して登録する機能も搭載されていますので、情報入力する際の手間を大幅に削減できます。さらに、クラウド機能を活用すると、他の系列店舗との間で顧客情報を共有できますので、満席時に他の系列店への送客も可能です。
トレタ予約台帳
出典：トレタ予約台帳公式WEBサイト
トレタ予約台帳は、20を超えるグルメサイトだけでなく、多くの飲食店で採用されている主要なPOSシステムの連携が可能な予約管理システムで、画面の案内に従ってタッチするだけで予約することのできる、直感的なインターフェースが魅力となっています。入力された予約情報は、自動で席に割り振られるだけでなく、カレンダーやテーブルレイアウト上での管理も可能です。入力された予約などの顧客データは、情報として蓄積されていくため、利用期間が長くなれば長くなるほど、正確なデータとなります。また、トレタ予約台帳は、オンライン予約ページを無料で作成できます。簡単に24時間対応の予約受付を可能になりますので、顧客を逃すことなく効率的な集客を実現してくれます。
ぐるなび台帳
出典：ぐるなび台帳公式WEBサイト
ぐるなび台帳は、ぐるなびネット予約との連携を最大限に活かしたシステムです。予約台帳と顧客台帳をシームレスに連携できるだけでなく、POS+と組み合わせることも可能ですので、顧客データの一元化も簡単です。ぐるなび台帳では、予約データを台帳に取り込むと同時に、設定されたテーブル配置に基づいて自動で配席手続きを行います。手作業は必要ありませんので、従業員のミスや手間を大幅に削減できます。
UMaT（ウマッタ）
出典：UMaT（ウマッタ）公式WEBサイト
UMaTは、初期費用が無料な上に、月額料金も他社の半額以下という低価格で提供されている、コストパフォーマンスに優れた予約管理システムです。コストを抑えて導入が可能なだけでなく、導入した後に運用しているときの手数料も不要なので、予約管理システムを導入したいけど、そこまで予算を割けないというお店でも導入することができます。費用はリーズナブルながら、他の予約管理システムに見劣りしないクオリティとなっています。
ebica（エビカ）
出典：ebica（エビカ）公式WEBサイト
ebica（エビカ）は、主要グルメサイトと連携できる予約管理システムです。グルメサイトからの予約だけでなく、ホームページや電話予約、ウォークインなど、あらゆる方法で予約された情報を、ebicaのシステム上で一元管理することができます。ebicaは、各グルメサイトの予約情報を自動的に取り込むことができるので、飲食店ではネット予約の転記が不要になります。変更やキャンセルなども、グルメサイトコントローラーを使えば自動で取り込みます。この自動取り込みはリアルタイムで反映されますので、ネット予約を管理している担当者の負担を大幅に軽減します。
飲食店で予約管理システムを導入する際の比較ポイント
自店舗に導入する予約管理システムをどれにするかお悩みの際は、以下のポイントを参考に比較するとよいでしょう。
既存システムとの連携が可能か
まず検討すべきポイントは、POSシステムやグルメサイトなどの既存システムと連携できるかどうかです。これにより、予約管理だけでなく、売上や経費の分析、顧客情報の蓄積と活用が可能になります。特に多店舗展開を考えている場合や、効率的な経営戦略を目指す企業には必須の機能といえます。
自社に必要な業界別機能の有無
次に、自社の業界特有のニーズに応じた機能が搭載されているかを確認しましょう。例えばレストランでは、事前のクレジットカード登録や、無断キャンセルを防ぐ仕組みが重要です。また、お店の業態に合わせたシステムを導入することで、顧客満足度の向上にもつながります。
利用料金の透明性とトライアル機能
料金体系については、初期費用の有無、月額料金、または予約数に応じた従量課金方式などを詳細に確認する必要があります。コストが増える要因を事前に把握し、トライアル機能があるシステムを試すことで、運用後のトラブルを防ぐことができます。
グルメサイトやGoogle、LINEとの連携
自店舗が掲載している、または今後掲載を予定しているグルメサイトとの連携対応も重要です。また、GoogleやLINEなど、グルメサイト以外の集客チャネルとスムーズに連携できるシステムを選ぶと、さらなる利便性を提供できます。例えば、グルメサイトやGoogleマップなどを経由して予約を受け付けたり、LINE公式アカウント経由で予約を完了させる機能が搭載されていれば、集客率を向上させることができます。
電話予約対応の効率化
Web予約だけに対応した予約管理システムよりも、電話からの予約情報も自動的に反映できる機能を備えているシステムの方が、利便性も高く必要なマンパワーも少なくなるため、導入後に業務を効率化する割合が大きくなります。例えば、電話の自動応答機能の搭載されている予約管理システムを導入すれば、営業時間外や定休日の問い合わせも、漏らさず対応することが可能です。これにより、スタッフの負担軽減はもちろん、顧客の流出を防ぎつつ、顧客満足度の向上を実現できるのです。
着信時に顧客情報を表示する機能
予約管理システムの中には、電話予約を受け付けたときに、顧客情報を即座に確認できる機能を搭載しているものもあります。このような機能が搭載されている予約管理システムを導入することができれば、接客対応の質を著しく向上させることができます。この機能を活用すれば、顧客一人ひとりの来店履歴や好みのメニューを把握するだけでなく、アレルギー情報なども即座に確認することができます。好みのメニューを把握した上で応対することができるため、顧客に信頼感と満足感を与えることがより簡単になります。
デリバリーやテイクアウトに対応しているか
新型コロナウイルスがまん延してから、デリバリーやテイクアウトを利用する方が増えています。そのため、飲食店もデリバリーやテイクアウトを重要視するようになりました。予約管理システムには、デリバリーやテイクアウトに対応したものも多く登場しているため、どうせ導入するなら、デリバリーやテイクアウトに対応した予約管理システムがおすすめです。デリバリーやテイクアウトに対応した予約管理システムなら、通常の席予約とは異なる注文を簡単に処理できます。Web上で受け付けたテイクアウトやデリバリーの注文を、即座にキッチンに伝えられますので、無駄を省き効率的なサービスを提供することができるのです。
まとめ
予約管理システムは、飲食店の運営効率を大幅に向上させるだけでなく、顧客体験をより良いものにするために欠かせないツールです。システム導入にあたっては、初期費用や月額料金、提供される機能の種類を比較した上で、店舗のニーズに合致したものを選定することが成功のカギです。また、導入後にスタッフがスムーズに運用できるよう、しっかりとした準備と計画を立てることも重要です。
自社に合った予約管理システムを導入することで、業務効率化とコスト削減を同時に実現できますので、競争が激化する飲食業界において、より安定した経営が可能になります。さらに、顧客との関係性を深めるためのツールとしても活用できるため、導入するメリットは計り知れません。
予約管理システムを検討中の方は、今回ご紹介したシステムや選び方のポイントを活用し、自店舗に最適なソリューションを見つけてみてはいかがでしょうか。