発券機は、飲食店や行政窓口など混雑しやすい施設での順番待ちや予約管理を効率化するためのツールです。デジタル化された発券機システムを活用すれば、利用者は待ち時間を有効に活用することができ、お店は混雑時の問い合わせ対応や呼び出しなどの手間を減らすことができます。本記事では、発券機に関する機能や種類を基におすすめのサービスを厳選し、それぞれの特徴と選び方、導入ポイントを徹底解説します。
発券機システムの特徴
発券機の特徴として、顧客の待ち時間を短縮し、店舗やサービス提供者の業務を効率化するためなど、さまざまな特徴があります。以下に、発券機の主な特徴をまとめます。
- 顧客満足度向上
- 顧客は自分の順番や待ち時間を把握でき、順番が来るまでの時間を有効的に活用
- 来店前にオンラインで順番を取得できるため、店舗での無駄な待ち時間を解消
- 混雑を予測して、適切なタイミングで来店できるため予約までの時間の有効活用
- 業務効率化
- 予約受付業務の効率化により、スタッフの負担軽減と受付対応時間を短縮
- 人手による順番管理が不要となり、受付業務の効率化が実現
- 混雑する時間帯やピーク時の動向を把握し、適切な対応策が講じることが可能
- コスト削減
- 電話対応による予約受付に費やしていた時間のコスト削減
- ピーク時の受付業務の負担が軽減され、残業時間の削減にもつながる
- 人的ミスが削減され、それに伴う返金などのコスト削減
- 売上貢献
- 待ち時間の短縮などで顧客満足度が向上し、リピート率が上がる可能性があります
- 24時間予約受付が可能になるため、売上機会を増やすことができます
- 発券機から取得したデータを活用し、効果的なマーケティングに繋げることもできます
発券機システムの主な機能
発券機システムは、来店した顧客に整理券を発行し、受付順に応じて順番を管理したり、待ち時間や順番の進み具合を表示したりすることができます。紙の整理券を発行するタイプのほか、スマートフォン上でデジタル整理券を発行するものなど、さまざまな種類があります。
| 顧客通知機能 | 順番を待っている顧客に、順番が近づいたことをシステムが自動で通知します。呼び出し方法には、店内ディスプレイや店内放送をはじめ、SMSやメール、アプリ通知などさまざまなタイプがあります。SMSやメール、電話などによる呼び出しに対応しているシステムであれば、顧客は呼び出しがあるまで店舗の外で待機することも可能になります。顧客の待ち時間のストレスを軽減するほか、店先の行列や店内の混雑を解消することができます。 |
|---|---|
| 待ち時間表示機能 | システムによっては、顧客ごとに予測待ち時間を表示できる機能があります。店舗の端末や顧客のスマートフォンからリアルタイムで確認できるので、顧客は待ち時間を具体的に確認でき、待ち時間の不安やイライラを軽減することができます。一方、待ち時間予測の性能によっては、実態とかけ離れた時間を表示してトラブルの種になってしまうという可能性もあるので、予測性能の正確性や自店に近い営業形態の店舗の口コミなどをしっかりと確認しましょう。 |
| オンライン受付機能 | システムの多くは、オンライン順番待ち受付やオンライン予約に対応しています。お店に向かう道中でスマートフォンなどから順番待ち受付をすれば、混雑している時間帯でも待つことなく店舗を利用することができます。また、店舗にとっても忙しい時間帯の電話対応などの手間が減るメリットがあります。 |
| データ分析機能 | 順番待ちのデータを収集し、来店時間ごとの来客数や待ち時間の傾向などを分析する機能もあります。手作業での順番管理ではなかなか集計することが難しいデータもシステムがあれば、すぐに分析することができます。ピークタイムを予測したり、スタッフの配置を調整したりすることができるほか、店舗全体の経営判断にも役立てることができるでしょう。 |
| プロモーション機能 | 発券機システムを使って施設を利用した人に対して、後日プロモーションメールを配信できる機能を搭載したシステムもあります。チラシなど比べて、より素早くダイレクトに情報を発信することができるので、リピーター獲得に向けたプロモーションをより効果的に行うことができます。 |
発券機システムのおすすめサービス
発券機サービスには、さまざまな種類があります。それぞれに、顧客の順番待ち管理やスムーズなオペレーションを支援するために役立つ工夫が凝らされています。以下に、おすすめの発券機サービスをピックアップしました。
EPARK発券機システム
出典：EPARK公式WEBサイト
EPARKは、順番待ちに関連するシステムで国内で圧倒的な導入店舗数を誇ります。大手飲食チェーンや自治体窓口での導入実績も豊富で、使いやすさと信頼性で高い評価を得ています。整理券の発行、順番管理、自動呼び出しなどの基本機能に加えて、スマートフォンからの日時指定受付、メールマガジン配信機能など運営効率アップに役立つ機能が揃っています。
GATEウェイティング
出典：GATEウェイティング公式WEBサイト
飲食店向け店舗DXのオールインワンツール「GATE」に含まれる受付・順番待ちシステムです。POSへの連携、またオウンドメディア、自社WEBサイトからの予約受付も可能でリピーターの計測や、SMS、LINEなどのメッセージ配信もできるサービスです。
入場整理券システム アイリスト
出典：入場整理券システム アイリスト公式WEBサイト
人数制限などの入場管理が必要な施設やイベント向けのシステム、飲食店向けのシステム、医療医機関向けのシステムなど活用シーンに合わせてタイプを選べる整理券システムです。紙の整理券を使わないペーパーレスタイプのほか、電源につなぐだけで利用できる非クラウド型も選択できます。
Q ticket
出典：Q ticket公式WEBサイト
展示会やセミナー多くの来客が見込まれる場合や、大勢の来客で混みあうことが多い飲食店におすすめの発券機システムです。時間帯ごとに受付の上限人数を設定可能でき、行列の解消に役立ちます。チャイルドシートの有無など、受付時の質問項目を自由にカスタマイズできます。
LineManager＠NS3
出典：LineManager＠NS3公式WEBサイト
LineManager＠NS3は、業界最安値クラスの初期費用で導入することができるシンプルな発券機システムです。物理ボタンを押して番号札を発券し、呼び出しや順番待ち状況の確認には別システムとの連携が必要です。
発券機システムの選び方のポイント
発券機は、顧客体験を向上させ、効率的なオペレーションを維持するために不可欠なツールです。以下で、発券機の選ぶときのポイントついて解説いたします。
顧客の利便性
導入により顧客の利便性をどの程度向上させることができるかというのが、システムを選ぶ上で最も大切な項目の1つです。例えば、メールやアプリでの呼び出し通知だけでなく、電話による呼び出しにも対応しているシステムなら、より多くの顧客のニーズに沿うことができるでしょう。システムを操作する端末の画面が顧客やスタッフにとって、見やすく分かりやすいものかどうかもしっかりと確かめましょう。デモ機の貸し出しや無料体験期間などを設けているサービスを積極的に活用するのがおすすめです。
コストと導入の手間
システム導入には初期費用やランニングコストが発生します。これらが店舗の予算に見合っているかを慎重に判断することが大切です。また、システムの導入に伴う店内レイアウトの調整や、スタッフがシステムに慣れるためのトレーニングなど、導入に伴う手間も考慮に入れましょう。必要な端末が少なく、直観的な操作が可能なシステムであれば、スタッフの負担を軽減することができるでしょう。
サポート体制
システム導入前後のサポート体制もシステム選定時の重要なポイントです。初期設定や使い方についてどの程度のサポートが受けられるか、トラブル発生時に迅速に対応してもらえる体制が整っているか、店舗の営業時間とサポートの対応時間がマッチしているかどうかを確認しましょう。
発券機システムの比較ポイント
発券機はさまざまなポイントを比較して自社にあった最適なシステムを選択することが重要です。以下で、発券機の比較ポイントついて解説いたします。
機能性
整理券の発行、順番管理、自動呼び出しなど、必要な基本機能が揃っているかを確認します。加えて、待ち時間表示、データ分析、プロモーションメール配信など付随する機能を比較しましょう。店舗で必要な機能はどんなものか洗い出し、ニーズに応じた機能が搭載されているサービスを選びます。
操作性
スタッフや顧客が直感的に操作できるかどうかが大切です。複雑な操作が必要なシステムは、顧客からの問い合わせやスタッフの操作ミスなどを増加させ、かえって業務効率を低下させる可能性があります。画面レイアウトや表示内容を店舗のニーズに合わせてカスタマイズできるものであれば、よりスムーズに活用できるでしょう。
導入コストとランニングコスト
初期費用については、システムを使うときに必要なプリンターやタッチパネル端末などハードウェアの購入費用、設置費用も考慮に入れる必要があります。システム導入にかかる初期費用が予算内に収まるかどうかを確認し、毎月の利用料金や故障時などの保守費用がどれくらいかかるかも比較します。
サポート体制
導入時の初期設定や使い方についてのサポートがどの程度まで受けられるかどうかは、導入時の負担感を左右します。そして、導入後トラブルが発生したときに迅速に対応してもらえるサポートがあるか、電話やオンライン、対面などのどのような方法でサポートを受けることができるのか、その対応時間などを確認しましょう。
セキュリティ
発券機システムは、顧客の個人情報を取り扱うシステムです。情報の取り扱いに関するセキュリティが十分に確保されているかどうか、データ暗号化やアクセス制限の有無を確認します。
システムの信頼性と評価
既存の導入事例や他のユーザーからの評価を参考に、システムの信頼性を確認し、安定した稼働が保証されているシステムを選びましょう。また、システムを提供する企業が安定した経営基盤を持っているなども安心してシステムを使うために重要なポイントです。
将来性と拡張性
将来的に使いたい機能が変わったり店舗規模が変わったりした場合に、柔軟に対応することができるかを確認します。顧客の意見や感想を収集する機能がある場合、それに基づいてサービスの改善ができるかも考慮に入れます。
発券機システムの導入事例
飲食店A
発券機を導入することで、ご案内時のトラブルが激減しました。従来の手書きによるオペレーションでは、お客様名の書き間違いや案内ミスが発生していましたが、発券機により正確かつ効率的に対応できるようになりました。発券機のリピーターも増加し、顧客満足度や集客の幅が広がるなどのメリットを享受しています
飲食店B
発券機を導入することで、受付業務を効率化し、顧客満足度を向上させました。順番待ちをスマートフォンで行えるようになり、待機中の心理的負担が軽減。これにより、機会損失が減少し、席の回転率も向上しました。また、呼び出しタイミングの最適化や人材の最適配置を実現し、顧客のリピーター化も促進されています
自治体A
来庁者が発券機での順番受付後、窓口前を一度離れることができるようになりました。順番が近づくと自動呼出機能で電話がかかることで再受付まで混雑した会場内で長時間待つ必要がなくなり、来庁者の顧客満足度に繋げることができました。
自治体B
発券機導入前は職員が来庁者を大声で呼び出したりしておりましたが、発券機導入後は自動で呼び出してくれるため職員の受付対応業務の時間を削減できております。
美容院・サロン
店舗側ではリアルタイムで予約状況や案内数が把握でき、本社側では顧客の来店状況や回転率など経営指標とも照らし合わせながら瞬時に各店に指示を飛ばすなど経営改善に活かすことができております。
まとめ
発券機は、順番管理を自動化し、待ち時間を効率的にコントロールすることで、顧客満足度を高めるだけでなく、業務効率も向上させます。また、データ分析やオンライン対応など、最新技術を取り入れたシステムは、柔軟な対応が可能であり、さまざまな業界で有効に活用されています。
ただ導入するだけで終わらせてしまうのではなく、データ分析や店舗オペレーションの改善を取り組むことにより、効果的なマーケティングを行い売上の最大化を検討したり、適切な人数・人員配置を検討しコスト削減に取り組むことも忘れずに行いましょう。
また、店舗側がサービスの質を向上させることにより、更なる顧客満足度を向上させキャンセル率の低下やリピート率を増やすことも可能です。本記事を参考にご紹介させていただいたおすすめサービス5選から、発券機システムの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。